Rakor tindak lanjut hasil pengawasan arsip internal Kabupaten Belitung Timur tahun 2022 pada tanggal 20 s.d 24 Februari 2023 di DINAS Perpustakaan Kabupaten Belitung Timur .Kadis Perpustakaan , Mudiarsono SE,MIR menyampaikan materi “Kebijakan Pengawasan Kearsipan Nasional Dalam Mendukung Penyelenggaraan Kearsipan Daerah". Danjutkan agenda Pembekalan Pengawasan Kearsipan tahun 2023 pada tanggal 13 dan 14 Maret 2023.
Yayan, sapaan akrab kadis Perpustakaan Kabupaten Belitung Timur menyatakan bahwa salah satu indikator tata kelola pemerintahan yang baik ditentukan dengan tata kelola pengarsipan yang baik.Negara hadir untuk mewujudkan tata kelola kearsipan modern.Guna mewujudkan budaya tertib arsip secara optimal dibutuhkan pengawasan kearsipan untuk mengawal dan mengawasi penyelenggaraan kearsipan. Program audit dan pengawasan kearsipan sebagai proses dalam menilai kesesuaian antara prinsip, kaidah, dan standar kearsipan dengan penyelenggaraan kearsipan. Pelaksanaan pengawasan kearsipan melalui tahapan-tahapan perencanaan program pengawasan kearsipan dan monitoring hasil pengawasan kearsipan. Di sela- sela acara disampaikan juga oleh Kabid Kearsipan, Maryono ,SAP bahwa Audit dilakukan supaya kita punya peta kondisi penyelenggaraan kearsipan. Dengan adanya audit, dapat memberi ruang bagi objek pengawasan untuk melakukan perubahan berdasarkan rekomendasi audit. Tujuan (pengawas kearsipan) bukan untuk menghukum, tapi bagaimana pencipta arsip melaksanakan pengelolaan arsip di lingkungan masing-masing secara prosedural dan sistemik. Pengawasan kearsipan merupakan kegiatan pengawasan terhadap objek pengawasan pengelolaan kearsipan di Perangkat Daerah, utamanya pengawasan arsip internal.
Disampaikan juga oleh Arsiparis Ahli Muda ,Woro Hapsari Candra Dewi selaku koordinator acara menyampaikan bahwa Pengawasan internal dilaksanakan oleh Dinas Perpustakaan Kabupaten Belitung Timur terhadap Perangkat Daerah (pencipta arsip) berkaitan dengan ketaatan terhadap PP & UU. Dalam pengelolaan Arsip Dinamis membutuhkan SDM, Sarana & Prasarana, dan sumber daya lain. Empat pilar pengelolaan arsip dinamis yang harus dilakukan Perangkat Daerah Yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip, JRA, Sistem Klasifikasi Keamanan. Penyebab pengelolaan arsip yang kurang baik berkaitan dengan adanya kualitas SDM, minimnya sarana & prasarana, dan lainnya (sumber daya lain). Adanya audit & pengawasan kearsipan dapat mewujudkan pengelolaan arsip dengan pengelolaan arsip lebih baik, tertibnya budaya tertib arsip yang berkesinambungan sesuai kaidah, prinsip, & standar kearsipan serta per UU. Supaya terwujud akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan & menjaga memori bangsa. Berkaitan dengan hasil audit terhadap pengelolaan arsip dinamis di Perangkat Daerah di Kabupaten Belitung Timur pada tahun 2023 akan ada perubahan penilaian sehingga Perangkat Daerah harus berbenah, karena pada tahun 2023 ini yang di audit bkan hanya kesisteman arsip saja tetapi juga berkaitan dengan penataan fisik arsip. Semakin besar anggaran, dan semakin banyak kegiatan/program, maka arsip yang tersedia harus semakin banyak yang disajikan/tersedia karena banyak arsip yang tercipta sebagai bentuk pertanggungjawaban kinerja.
Sekdin Perpustakaan Kabupaten Belitung Timur, Robby Yanuar meyayangkan dan masih cukup prihatin karena komitmen pimpinan Perangkat Daerah terhadap kearsipan masih rendah. Robby menyatakan bahwa Arsip sangat penting dalam pengamanan aset Institusi dan sebagai bahan pembuktian baik secara de facto maupun/ de jure. Arsip yang dikelola oleh Perangkat Daerah adalah arsip negara, oleh karena itu dalam pemusnahan arsip harus mendasarkan pada regulasi. Output tindak lanjut pengawasan arsip adalah melahirkan pengelolaan arsip baik secara fisik, isi informasi utuh dan terkoneksi secara online. Pengelolaan secara fisik dan elektronik perlu dilakukan secara komprehensif (kaffah). Pengelolaan arsip butuh komitmen dari pimpinan & konsistensi pelaksana. Tindak lanjut adalah perlu sinergi & sinkronisasi dalam pengelolaan arsip daalm tingkat teknis diantara perlunya bimtek-bimtek pemberkasan.
Kembali ke Berita